Debemos aprendera comunicarnos en el trabajo

Comunicarse dentro de una empresa en ocasiones no resulta fácil.

Comunicarse es importante en todas las facetas de la vida siendo una de ellas la profesional. Para ello, debemos preguntarnos si verdaderamente nos comunicamos de forma adecuada. Podemos pensar que sí, pero puede ser, que en realidad, sea todo lo contrario. De allí la necesidad de aprender cómo comunicarse.

Comunicarse dentro de una empresa en ocasiones no resulta fácil. Recuerde, por ejemplo, una situación en la cual usted fue dejado de lado, o simplemente no se le proporcionó ninguna información. Por ejemplo, usted terminó un proyecto importante sin ser reconocido, cuando se hicieron cambios de personal en su división sin que le avisaran, o cuando nadie respondió a un memorando que usted diligentemente había redactado.

Probablemente se sintió excluido, menospreciado y fastidiado. Recordar esas experiencias y cómo reaccionó puede serle útil para dar el primer paso y lograr una comunicación clara y directa. Estas son las etapas que usted puede seguir para abrir los canales de comunicación a su alrededor

CONCENTRE SU ATENCIÓN

Escuchar con atención es fundamental para comunicarse. Todos nos escuchamos mutuamente, en el sentido de que oímos nuestras voces y sonidos, pero escuchar verdaderamente es menos frecuente. Eso implica prestar atención a todo lo que expresa una persona: las palabras tanto como el lenguaje corporal y los signos subliminales que salen a relucir, los gestos de una persona, el tono, la intensidad de la voz, lo lejos o cerca que se sitúe durante una conversación, todo expresa un mensaje diferente de entusiasmo, confianza, concordancia o desacuerdo, cordialidad o frialdad. Incluso las palabras pueden tener muchas posibles interpretaciones. Por ejemplo, un empleado que se queja de su tiempo limitado quizá pretende expresar que necesita pasar más tiempo con sus hijos que evaluando el desarrollo de un proyecto.

Evite escuchar a medias o, peor aún, atender sólo mitad de lo que se expresa. Elimine todo tipo de diseción física, como llamadas telefónicas, interrupciones o urgencias ficticias, y distracciones mentales, como impaciencia, reacciones defensivas o emocionales hacia el interlocutor. Es fácil permitir e incluso alentar distracciones cuando por algún motivo no queremos escuchar, de modo que analice las distracciones que desconcentran su atención.

Otro aspecto de la “atención” es hacer preguntas, llegar al meollo de lo que la gente pretende decir y significar. A veces, simplemente con preguntar: “¿Qué quiere decir?” o “¿Podría explicarse un poco más?” se puede obtener mayor información. No sea un interlocutor pasivo; extraiga la información, conozca las motivaciones y los sentimientos de la otra persona. En estas ocasiones, a menudo se suele arriesgar una solución o una sugerencia antes que preguntar y analizar. Elimine esa impaciencia, ese deseo de resolverlo todo inmediatamente. Deténgase, escuche y pregunte.

EXPRESE LO QUE DESEA Y LO QUE PRETENDE SIGNIFICAR

Lo más frecuente en las comunicaciones empresariales es oscilar entre el entendimiento tácito y el doble mensaje. La gente suele decir muy poco o hablar y escribir con una jerga despersonalizada y burocrática. Utilizan el término sinergia para expresar trabajo en conjunto, déficit financiero para significar pérdida de dinero, y conducta profesional para decir llegar en hora a la oficina.

Si bien estos ejemplos pueden parecer triviales, se refieren a una dificultad básica en las comunicaciones empresariales: el personal raras veces verbaliza lo que verdaderamente quiere y pretende significar. Muchas personas son más diestras en la comunicación indirecta que en la directa.  Para eso, utilizan unainfinidad de métodos, que incluyen el humor, los cambios de tema, o también responder a una pregunta con otra pregunta.  
Las intenciones y los deseos quedan ocultos  en el código del lenguaje.
Los resultados de esta comunicación en clave son pobres e inciertos.
Los empleados deben presumir o dar por sentado el significado, y sus hipótesis, por lo general, son erróneas.
Exprese directamente, sin ambages, lo que quiere decir. Si pretende que sus empleados tengan más iniciativa, no hable de la importancia de la creatividad. Si quiere que respondan mejor a las necesidades del consumidor, no les hable del trabajo rutinario de la oficina. Si pretende decirle a un empleado que haga un tratamiento por su alcoholismo, no le hable de los planes para las vacaciones.